Przewodniki / Importer of record · Aktualizacja: 19 października 2026

Importer of record – co to jest i kto pełni tę rolę przy wysyłce do UK

Klient z Wielkiej Brytanii prosi, żebyś był „importer of record”? To określenie z umów, nie z przepisów. Wyjaśniamy, co oznacza w praktyce brytyjskiej odprawy i co zmienia się, gdy Twoja firma nie ma siedziby w UK.

Ten przewodnik jest też dostępny po angielsku.

Importer of record – co to jest w praktyce

„Importer of record” (często skracany do IOR) to określenie handlowe, a nie pojęcie, które znajdziesz w brytyjskich wytycznych dla importerów. Kontrahenci, platformy sprzedażowe i spedytorzy używają go na określenie firmy, na którą towar wjeżdża do Wielkiej Brytanii: tej, której dane trafiają do zgłoszenia importowego jako importer, która odpowiada za cło i VAT importowy i która dostaje dokumenty pozwalające ten VAT odliczyć.

Brytyjski urząd skarbowo-celny HMRC opisuje to samo innymi słowami: mówi o importerze, zgłaszającym (słowniczek techniczny HMRC definiuje zgłaszającego jako osobę lub firmę odpowiedzialną za złożenie zgłoszenia) oraz o osobie, którą wyznaczasz do załatwienia formalności celnych. Jeśli klient z UK pisze, że „Ty masz być importer of record”, rozbij tę prośbę na te elementy i sprawdź każdy osobno.

Z czego składa się ta rola

Numer EORI zaczynający się od GB

Według przewodnika GOV.UK do importu towarów do Anglii, Walii lub Szkocji potrzebny jest numer EORI zaczynający się od GB, a przy przewozach do Irlandii Północnej może być potrzebny także numer z prefiksem XI. Polski numer EORI tu nie wystarczy – GOV.UK wprost zaznacza, że numer, który nie zaczyna się od GB, wymaga uzyskania nowego. Różnice między numerami opisujemy w przewodniku numer EORI polski i brytyjski.

Zgłoszenie importowe

Zgłoszenie można złożyć samodzielnie albo przez agencję. GOV.UK zauważa, że większość importerów korzysta z przewoźnika lub agencji celnej. Wynajęcie agencji nie przenosi jednak całej roli: HMRC podkreśla, że nadal odpowiadasz za należytą staranność przy zgłoszeniach, a agencja nie może działać w Twoim imieniu bez pisemnych instrukcji.

Odpowiedzialność za cło i VAT

Przy przedstawicielstwie bezpośrednim agencja działa w Twoim imieniu, a Ty sam odpowiadasz za dokumentację, poprawność zgłoszenia i należne cło oraz VAT importowy. Przy przedstawicielstwie pośrednim agencja działa we własnym imieniu i odpowiada za dług solidarnie z Tobą. Szczegóły i wymagane upoważnienie opisuje przewodnik przedstawicielstwo bezpośrednie a pośrednie.

Dowód zapłaty lub rozliczenia VAT importowego

Tu najczęściej leży prawdziwy powód sporu o to, kto jest importerem: VAT importowy odliczy tylko właściwa firma. Są dwie drogi:

Odroczone rozliczenie VAT (postponed VAT accounting). Firma musi być zarejestrowana do VAT w UK, ale nie potrzebuje żadnej zgody, żeby rozliczyć VAT importowy w deklaracji VAT. Towar musi być importowany na potrzeby działalności, a Ty musisz mieć prawo nim rozporządzać (zwykle jako właściciel). Agencja działająca w Twoim imieniu wpisuje w zgłoszeniu Twój numer EORI lub numer VAT, a import pojawia się w miesięcznym zestawieniu postponed import VAT statement.
Certyfikat C79. Gdy VAT jest płacony przy imporcie, HMRC udostępnia certyfikaty online co miesiąc, zwykle do 10. dnia roboczego, za poprzedni miesiąc. Dostęp jest powiązany z numerem EORI, a certyfikat pomaga odzyskać VAT jako podatek naliczony.

Polska firma jako importer of record w UK – kiedy to możliwe

Kluczowe jest pojęcie „established in the UK”. Według HMRC spółka ma siedzibę w UK, jeśli jest zarejestrowana w Companies House; osoba fizyczna – jeśli ma miejsce zamieszkania lub zwykle przebywa w UK; firma nieposiadająca osobowości prawnej – jeśli ma w UK stałe miejsce prowadzenia działalności. HMRC dodaje, że brytyjski numer VAT czy EORI nie musi być wystarczającym dowodem takiej siedziby.

Typowa polska spółka czy jednoosobowa działalność nie spełnia tego testu. Z wytycznych GOV.UK wynikają wtedy trzy rzeczy:

Przy imporcie do Wielkiej Brytanii możesz powierzyć agencji działanie wyłącznie w formie przedstawicielstwa pośredniego – agencja dzieli z Tobą odpowiedzialność.
Jeśli nie możesz samodzielnie uzyskać numeru EORI, musisz wyznaczyć osobę do spraw celnych, a to ona uzyskuje numer EORI zamiast Ciebie.
Jeśli chcesz korzystać z odroczonego rozliczenia VAT, musisz polecić agencji, by zaznaczyła tę opcję w zgłoszeniu i wpisała Twoje dane.

Siedziba w UK jest też warunkiem m.in. zgłoszeń uproszczonych, pozwoleń na procedury specjalne, statusu AEO i gwarancji generalnej.

Zapis w umowie, że to Ty będziesz importerem, nie zmienia tych zasad. Bez siedziby w UK potrzebujesz agencji gotowej działać jako przedstawiciel pośredni, a ta – skoro współodpowiada za dług – będzie chciała dokładnie poznać towar, wartość i dokumenty.

Najczęstsze scenariusze przy wysyłce z Polski do klienta w UK

Sprzedaż firmie w UK

Gdy towar odprawia kupujący, to on jest importerem: jego EORI GB, jego agencja i jego dowody VAT. Dla polskiego dostawcy to zwykle najprostszy układ, bo brytyjska firma najczęściej ma już EORI, a jeśli jest zarejestrowana do VAT, może skorzystać z odroczonego rozliczenia. Który wariant wynika z umowy, zależy od wybranej reguły Incoterms – zobacz DDP, DAP i EXW: kto płaci cło.

Wysyłka z dostawą „z cłem opłaconym” do konsumentów

Dla przesyłek o wartości do £135 sprzedawanych bezpośrednio klientom GOV.UK nakazuje sprzedawcy naliczyć i rozliczyć VAT w momencie sprzedaży, chyba że to sprzedaż B2B, a klient podał brytyjski numer VAT. Powyżej tej wartości przy imporcie obowiązują zwykłe zasady VAT i celne. Obiecując dostawę z opłaconym cłem, przejmujesz stronę importera i potrzebujesz opisanych wyżej rozwiązań: EORI, przedstawiciela i rozliczenia VAT.

Towar w magazynie w UK

Według GOV.UK sprzedawca zagraniczny, którego towary o dowolnej wartości znajdują się w UK w chwili sprzedaży, musi zarejestrować się do VAT i rozliczać VAT od sprzedaży bezpośrednio klientom w Wielkiej Brytanii lub Irlandii Północnej. Import zapasu i rejestrację VAT trzeba więc zaplanować razem.

Strona polska: wywóz z UE

Niezależnie od tego, kto będzie importerem w UK, towar wysyłany z Polski opuszcza Unię. PUESC wskazuje, że numer EORI pozwala importować i eksportować towary z i do krajów trzecich, czyli spoza UE – polski nadawca potrzebuje więc własnego EORI do wywozu, a brytyjski importer własnego EORI GB do przywozu.

Lista kontrolna przed pierwszą wysyłką

Ustal na piśmie, kto będzie importerem przy każdym rodzaju sprzedaży.
Sprawdź, czy ta firma ma siedzibę w UK w rozumieniu HMRC.
Potwierdź, że istnieje numer EORI GB (Twój lub wyznaczonej osoby).
Przekaż agencji pisemne instrukcje i rodzaj przedstawicielstwa.
Zdecyduj: odroczone rozliczenie VAT czy zapłata przy imporcie, i dopilnuj właściwych numerów w zgłoszeniu.
Ustal, kto i gdzie pobiera zestawienie PVA lub certyfikat C79.

Jeżeli chcesz zobaczyć, jak rola importer of record w UK wygląda w scenariuszach B2B, Amazon FBA i sprzedaży internetowej DDP, zajrzyj do omówienia przygotowanego przez Easy Clearance.

Powiązane przewodniki

Wysyłasz towar do klientów w UK?

Easy Clearance to agencja celna UK–UE obsługująca zgłoszenia importowe i eksportowe, tranzyt T1/T2 oraz przeprowadzki UK–Polska. Jej omówienie pokazuje rolę importera w typowych modelach sprzedaży.

Przeczytaj omówienie roli IOR

Źródła

Informacje ogólne, nie porada prawna, podatkowa ani celna. Przepisy się zmieniają — przed wysyłką sprawdź aktualne wymagania w źródłach urzędowych lub u agencji celnej.