Przewodniki / Odprawa zdalnie · Aktualizacja: 30 września 2026

Odprawa celna zdalnie: jak wygląda współpraca z agencją UK–Polska

Większość odpraw celnych między Wielką Brytanią a Polską odbywa się dziś bez wizyty w urzędzie. Wyjaśniamy, co musisz podpisać, co wysłać i kiedy mimo wszystko liczy się fizyczna obecność towaru.

Ten przewodnik jest też dostępny po angielsku.

Dlaczego odprawa może odbyć się bez wizyty w urzędzie

Unijny Kodeks Celny (rozporządzenie (UE) nr 952/2013) w art. 6 ust. 1 przewiduje, że wymiana informacji między przedsiębiorcami a organami celnymi odbywa się technikami elektronicznego przetwarzania danych. W praktyce oznacza to, że zgłoszenie celne jest komunikatem wysyłanym do systemu, a nie papierowym formularzem składanym w okienku. Po stronie brytyjskiej zgłoszenia importowe i eksportowe obsługuje Customs Declaration Service (CDS) — system, który zastąpił starszy CHIEF; według GOV.UK z CHIEF nie można już korzystać.

Skoro zgłoszenie jest elektroniczne, może je złożyć przedstawiciel celny, który nie musi siedzieć obok Ciebie ani obok ciężarówki. To właśnie potocznie nazywa się „odprawą online". Jeśli chcesz zobaczyć, jak ten proces opisuje sama agencja, przeczytaj, jak działa odprawa celna przez internet.

Krok pierwszy: upoważnienie i rodzaj przedstawicielstwa

Agencja nie może działać w Twoim imieniu bez Twojej zgody. Art. 18 i 19 Unijnego Kodeksu Celnego regulują przedstawiciela celnego i pełnomocnictwo, a GOV.UK wprost podaje, że osoba, którą zatrudniasz, nie może działać za Ciebie bez pisemnych instrukcji. Te instrukcje muszą wskazywać, czy przedstawiciel działa bezpośrednio, czy pośrednio. Warto zachować kopię — HMRC może poprosić o dowód umocowania.

Rodzaj	W czyim imieniu składane jest zgłoszenie	Kto odpowiada
Bezpośrednie	W Twoim imieniu i na Twoją rzecz	Ty jako importer/eksporter odpowiadasz za zgłoszenie i należności
Pośrednie	W imieniu agencji, na Twoją rzecz	Agencja odpowiada solidarnie z Tobą za cło i VAT importowy

Nawet przy przedstawicielstwie bezpośrednim nie przerzucasz całej odpowiedzialności. GOV.UK podkreśla, że nadal odpowiadasz za prowadzenie dokumentacji i za prawdziwość danych, które przekazujesz. Dlatego to, co wyślesz agencji, powinno być kompletne i zgodne z rzeczywistością. Zanim zdecydujesz się na pośrednika, możesz sprawdzić, czy w ogóle potrzebujesz agencji (po angielsku).

Po stronie brytyjskiej przedstawiciel musi mieć siedzibę w Wielkiej Brytanii dla celów celnych. GOV.UK prowadzi też rejestr agentów celnych i operatorów kurierskich, w którym można sprawdzić firmę.

Krok drugi: dokumenty przesyłane elektronicznie

Zdalna współpraca oznacza, że komplet danych trafia do agencji mailem lub przez inny ustalony kanał. Zwykle są to:

numer EORI importera lub eksportera (brytyjski zaczyna się od GB lub XI),
faktura handlowa z opisem towaru, wartością i walutą,
lista pakunkowa (ilości, wagi, liczba opakowań),
dokument przewozowy, np. list CMR przy transporcie drogowym,
dowód pochodzenia, jeśli chcesz skorzystać z preferencji umowy handlowej UK–UE,
pozwolenia lub świadectwa dla towarów objętych ograniczeniami,
pisemne upoważnienie dla agencji.

Znaczenie poszczególnych pól zgłoszenia opisujemy w przewodniku co zawiera zgłoszenie celne, a zasady dotyczące pochodzenia — w tekście o oświadczeniu o pochodzeniu.

Krok trzeci: zgłoszenie w systemie

W Wielkiej Brytanii agencja wysyła zgłoszenie do CDS za pomocą oprogramowania. Firma, która chce składać zgłoszenia sama, musi się zarejestrować w CDS: GOV.UK wymienia m.in. numer EORI, dane logowania do Government Gateway i numer UTR, a samo konto agenta w Government Gateway nie wystarczy do subskrypcji w imieniu przedsiębiorcy.

W Polsce elektroniczna obsługa celna przechodzi przez Platformę PUESC. Portal udostępnia usługi dla przywozu towarów (import), wywozu (eksport), tranzytu i procedur specjalnych. Wśród systemów wymienia AIS/IMPORT, AES/ECS2 i NCTS2. PUESC ogłosił, że 30 września 2026 r. zostanie zablokowana możliwość przesyłania komunikatów do poprzednich wersji tych systemów — to sprawa techniczna po stronie agencji i jej oprogramowania, ale dobrze wiedzieć, skąd mogą wziąć się ewentualne opóźnienia w okresie przejściowym.

Komunikaty i numer MRN

Po przyjęciu zgłoszenia system nadaje mu numer referencyjny MRN (Movement Reference Number). To on identyfikuje Twoją odprawę: przewoźnik, spedytor i agencja posługują się nim przy sprawdzaniu statusu, a przy tranzycie numer towarzyszy przesyłce do urzędu przeznaczenia. Kolejne etapy — przyjęcie, wezwanie do przedstawienia dokumentów, zwolnienie towaru — przychodzą jako komunikaty elektroniczne, które agencja odczytuje i przekazuje Tobie. Jak czytać statusy, wyjaśniamy w poradniku jak sprawdzić status odprawy celnej.

Kiedy liczy się fizyczna obecność towaru

Zdalna odprawa nie oznacza, że towar „nie istnieje" dla urzędu. Art. 188 Unijnego Kodeksu Celnego pozwala organom celnym zweryfikować zgłoszenie, w tym zbadać dokumenty, przeprowadzić rewizję towarów i pobrać próbki. Jeśli urząd wytypuje przesyłkę do kontroli, ładunek musi zostać udostępniony w miejscu wskazanym przez służby, a Ty lub agencja możecie zostać poproszeni o dodatkowe dokumenty. Elektroniczne zgłoszenie przyspiesza procedurę, ale nie wyłącza kontroli.

Rozbieżność między fakturą a tym, co faktycznie jest w ciężarówce, to najczęstsza przyczyna zatrzymań. Zdalny model działa dobrze tylko wtedy, gdy dane wysłane agencji odpowiadają zawartości ładunku.

Bezpieczeństwo danych

Przesyłasz agencji dane firmy, faktury i często dane osobowe. Kilka prostych zasad:

ustal jeden kanał przesyłania dokumentów i nie rozsyłaj ich do wielu osób,
nigdy nie przekazuj agencji swoich haseł do Government Gateway ani do PUESC — przedstawiciel składa zgłoszenia na własnym dostępie i na podstawie Twojego upoważnienia,
sprawdzaj, czy prośba o zmianę danych lub o płatność na nowy rachunek pochodzi rzeczywiście od agencji,
przechowuj kopie upoważnień i zgłoszeń, bo — jak przypomina GOV.UK — obowiązek prowadzenia dokumentacji zostaje po Twojej stronie.

Jak sprawdzić agencję, z którą pracujesz zdalnie

Skoro nie spotykasz się z przedstawicielem osobiście, tym ważniejsze jest sprawdzenie go przed podpisaniem upoważnienia. GOV.UK wskazuje, że usługi celne świadczą spedytorzy, agencje celne i operatorzy przesyłek ekspresowych, a firmę można znaleźć w oficjalnym rejestrze agentów celnych i operatorów ekspresowych. Pomocne bywają też organizacje branżowe, które wymienia GOV.UK: British International Freight Association, Institute of Export oraz Association of International Courier and Express Services. Warunki współpracy — w tym zakres usługi i rodzaj przedstawicielstwa — potwierdź na piśmie, zanim wyślesz pierwsze dokumenty. Dzięki temu w razie pytań urzędu obie strony wiedzą, kto za co odpowiada, a Ty masz dowód udzielonego umocowania.

Podsumowanie

Odprawa „online" to po prostu standardowa procedura celna prowadzona elektronicznie przez przedstawiciela: podpisujesz upoważnienie, wybierasz rodzaj przedstawicielstwa, wysyłasz dokumenty, a agencja składa zgłoszenie w CDS lub przez PUESC i przekazuje Ci MRN oraz komunikaty. Obecność towaru jest potrzebna wtedy, gdy urząd zdecyduje o kontroli.

Powiązane przewodniki

Potrzebujesz odprawy UK–Polska bez wizyty w urzędzie?

Easy Clearance to agencja celna UK–UE obsługująca zgłoszenia importowe i eksportowe, tranzyt T1/T2 oraz przeprowadzki UK–Polska.

Sprawdź, jak działa odprawa online

Źródła

Informacje ogólne, nie porada prawna, podatkowa ani celna. Przepisy się zmieniają — przed wysyłką sprawdź aktualne wymagania w źródłach urzędowych lub u agencji celnej.